Backoffice Medewerker | Planning & Administratie (Utrecht)

Krijg jij energie van organiseren, schakelen en overzicht houden?

Een planning die klopt, dossiers die op orde zijn en collega’s die weten waar ze aan toe zijn. Daar zorg jij voor als Backoffice Medewerker bij Argonaut. Je plant afspraken in, verwerkt administratieve gegevens en schakelt dagelijks met cliënten, adviseurs en collega’s. Je zorgt ervoor dat dossiers compleet zijn, vraagt waar nodig aanvullende informatie op en bewaakt de voortgang van administratieve processen.

Juist die afwisseling en verantwoordelijkheid maken deze functie zo leuk. Door de korte lijnen krijg je veel verantwoordelijkheid, kun je snel schakelen en zie je direct het resultaat van jouw werk terug.

Je bent daarbij niet alleen organisatorisch sterk, maar ook mensgericht. Je begrijpt dat achter iedere afspraak een persoon zit en weet professioneel, vriendelijk en begripvol te communiceren. Medische kennis is daarvoor niet nodig; jouw betrokkenheid en zorgvuldigheid maken écht het verschil.

“Op veranderingen inspringen en aan het eind van de dag een volle, kloppende planning hebben. Dát geeft mij de meeste voldoening.” – Jaap Tjepkema, Backoffice Medewerker

Wat bieden wij jou?

💰 Salaris van €2.600,- tot € 3.250,- bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek;

🚗 Reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer;

🏥 Goede pensioen- en arbeidsongeschiktheidsregeling;

🌱 Vitaliteitsbudget van € 500 netto per jaar op basis van een 40-urige werkweek;

📚 Veel ruimte om te leren en jezelf verder te ontwikkelen;

❤️ Aandacht voor jou, in elke levensfase;

🏠 Uitzicht op een vast dienstverband;

📍 Moderne werkplek in Utrecht;

🚆 Vanaf 2027 werken we vanuit een nieuwe locatie in Houten, centraal gelegen en goed bereikbaar met zowel de auto als het openbaar vervoer.

Hoe ziet jouw dag eruit?

☕ 08.30 uur
Je start de dag met een kop koffie en een frisse blik. Zijn er afzeggingen, spoedaanvragen of onverwachte wijzigingen? Je duikt direct in de eerste puzzel van de dag.

📞 09.15 uur
Je belt cliënten om afspraken in te plannen. De ene keer is het snel geregeld, de andere keer komt jouw organisatietalent goed van pas om de planning rond te krijgen.

📅 11.00 uur
Je ontvangt een verzoek van een Adviseur om aanvullende medische informatie op te vragen. Jij zorgt dat de uitvraag wordt uitgezet, bewaakt de voortgang en houdt het dossier zorgvuldig op orde.

✅ 14.00 uur
Nieuwe aanvragen komen binnen. Je verwerkt de gegevens zorgvuldig en controleert of alles compleet is. Als aanvullende informatie nodig is, schakel je met de cliënt en houd je het dossier in beweging.

🔄 16.00 uur
Een afspraak valt uit. Jij schakelt snel, past de planning aan en zorgt voor duidelijkheid richting alle betrokkenen.

Wat ga je doen?

• Je plant afspraken in voor onze adviseurs en zorgt voor een efficiënte en optimale bezetting van de agenda’s;
• Je hebt telefonisch contact met cliënten over afspraken, benodigde informatie en wijzigingen;
• Je verwerkt aanvragen, correspondentie en administratieve gegevens zorgvuldig in onze systemen;
• Je bewaakt planningen, termijnen en de voortgang van dossiers;
• Je stemt dagelijks af met collega’s over capaciteit en beschikbaarheid;
• Je signaleert knelpunten in de planning of dossiers en denkt actief mee in oplossingen.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over Mbo 4 werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring in een administratieve, ondersteunende of planningsgerichte functie;
• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd;
• Je bent communicatief sterk en vindt telefonisch contact prettig;
• Je bent warm, klantgericht en weet professioneel om te gaan met uiteenlopende situaties;
• Je houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt;
• Je ziet wat er nodig is, denkt een stap vooruit en neem initiatief om zaken goed geregeld te krijgen;
• Je hebt de ambitie om jezelf te blijven ontwikkelen;
• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Het team

Je komt terecht in een divers en betrokken team van collega’s met verschillende opleidingsachtergronden, werkervaringen en perspectieven. Juist die diversiteit maakt ons sterk. We helpen elkaar, delen kennis en leren dagelijks van elkaar.

De lijnen zijn kort, collega’s staan voor elkaar klaar en er is veel ruimte om vragen te stellen en jezelf te ontwikkelen. Of je nu net begint of al ervaring meebrengt, je krijgt bij ons de kans om verder te groeien.

Enthousiast geworden over de vacature?

Wil je een belangrijke bijdrage leveren aan een organisatie die dagelijks mensen helpt verder te komen én die ook investeert in jouw persoonlijke en professionele ontwikkelen? Dan maken we graag kennis met je.

Stuur jouw CV en motivatie naar werkenbij@argonaut.nl.

Op zoek naar een andere functie? Bekijk hier onze andere vacatures.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen we niet op prijs.